Sabe o quão importante uma agenda é a na eficácia duma reunião, mas não sabe como criar uma?Respire fundo! Ter uma agenda bem organizada é um dos elementos mais importantes para uma reunião produtiva. Ainda mais se esta for a primeira reunião liderada por si.  Aqui estão 5 dicas para fazer da sua primeira reunião um sucesso:

1. Envie um e-mail a informar que haverá uma reunião, o objetivo da reunião, bem como os detalhes que achar mais importantes, tais como e local que será feito. Peça também aos convidados para aceitar ou recusar a reunião, e deixe claro que depois de terem dito que vão comparecer, eles são esperados para a reunião.

2. Peça aos participantes para escolherem um tema para cada um falar e quanto tempo eles vão demorar a apresentá-lo.

3. Depois de resumir os assuntos que vão ser falados, envie novamente a agenda da reunião com os iténs que serão apresentados e por quem. Se achar algum pedido inadequado para essa reunião, pode sugerir que esse tema seja falado numa outra ocasião. Assim a sua próxima reunião já terá um tema e apresentador.

4. Enviar email com a agenda a todos os participantes da reunião no dia anterior, com um lembrete dos objetivos da reunião, localização, hora e duração. Pode também perguntar a quem vai apresentar assuntos se eles estão satisfeitos com o tempo que lhes foi atribuído.

5. Lembre-se que quando as pessoas aceitam uma reunião de uma hora, eles esperam para ser concluída numa hora. Quando as reuniões tendem a se alargar, as pessoas geralmente ficam mais inquietas. Agora que fez o mais importante, não se esqueça de seguir à regra todos os passos que marcou e terá uma reunião de sucesso!